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DCN‑SWDB 會議軟件代表數據庫允許用戶對涉及代表信息的綜合數據庫進行編譯。 在會議準備階段，可將代表作為與會者分配到會議。 這種方法的優點是：對于參與多個會議的代表，只要輸入一次即可，并且可以根據需要將其分配到不同會議，而不必重新輸入該代表的信息。

所有信息均在會議開始之前或期間通過配置應用程序輸入。 用戶可以為每位與會者輸入大量數據。 所有代表的特定信息（例如，代表姓名、代表所屬國家/地區、代表分組和代表機顯示語言）均可重復使用，不必針對每一次會議重新輸入。在會議準備期間，可以針對特定會議為各個代表分配（或拒絕）不同的話筒和表決授權；同時還可定義表決權重。